Scrivere una mail di prospezione oggi come oggi sembra ormai scontato, complice la pandemia da Covid 19, ormai sono due anni che mastichiamo di metodi “smart” per comunicazione e vendita e che ci siamo abituati all’idea di poter innescare e guidare un processo di vendita da remoto… o forse no?
Se padroneggi le competenze di scrittura per una “sempre” efficace mail di prospezione, allora questo articolo non fa per te… ma se hai qualche dubbio sul tema o se pensi che un paio di consigli in più su come raggiungere i tuoi futuri clienti in modo efficace con una mail “fredda” possano far comodo… allora buona lettura!
Il nostro cervello possiede un ottimo filtro anti SPAM: dobbiamo essere significativi per la clientela!
All’alba del 2022, in effetti, molte aziende e professionisti delle vendite si sono necessariamente adattati all’idea di iniziare i loro processi di vendita da remoto, e probabilmente dalla controparte molti potenziali clienti si sono visti raggiungere da un numero sempre crescente di così dette “mail fredde”; chi di noi, non inizia a sentirsi un po’ invaso da queste mail?
Nel 2006, Jay Walker-Smith, presidente della società americana di marketing, Yankelovich, ha affermato che un cittadino americano era esposto in media a 5.000 annunci pubblicitari al giorno… nel 2006! Oggi si stima che una persona, in media, riceva oltre 10.000 di questi messaggi! Ma quanti ne ricordiamo realmente?
La prima considerazione da fare, quindi, è sicuramente quella di non finire nel, fortunatamente efficiente, filtro anti SPAM incorporato nella mente di tutte e di tutti i potenziali clienti!
Per far sì che la nostra mail fredda possa essere considerata, tra lo tsunami di messaggi che arrivano, dobbiamo renderla saliente per i nostri prospect: come? Prima di scrivere la mail proviamo a rispondere ogni volta a queste tre domande chiave:
- La motivazione per cui voglio entrare in contatto, è rilevante per il prospect in oggetto?
- Perché scrivo proprio “ora”?
- Quale valore aggiunto posso dare io?
Facciamo un esempio:
Supponiamo di essere un’azienda che offre servizi di formazione e di dover promuovere la nostra piattaforma di corsi sullo smart working (tema piuttosto caldo visto il periodo di transizione e di ritorno al lavoro in presenza)
Come posso ingaggiare tramite una mail di prospezione un potenziale cliente?
“La motivazione per cui voglio entrare in contatto, è rilevante per il prospect in oggetto?”
Con il ritorno del lavoro in presenza diventa fondamentale trovare il giusto equilibrio nell’adottare le nuove regole per lo smart working e alimentare la cultura di un lavoro integrato (una parte in presenza e una parte a casa)
“Perché scrivo proprio “ora”?”
Da aprile entrano in vigore le nuove regole per il lavoro agile e ogni azienda dovrà gestire l’applicazione interna.
“Quale valore aggiunto posso dare io?”
La mia azienda, da inizio pandemia ha già aiutato molte aziende a implementare il corretto utilizzo dello smart working ottimizzando i processi e alimentando una cultura generale sui benefici di questo modello lavorativo.
A questo punto possiamo andare a strutturare la nostra mail:
“Buongiorno dott. Bianchi,
Sono Andrea Rossi responsabile del progetto di formazione “smart working” proposto dalla mia società; in quanto HR della sua azienda, avrà sicuramente la necessità di implementare le nuove regole per il lavoro agile, che entreranno in vigore per le aziende come la sua a partire da aprile 2022.
La nostra società ha aiutato a implementare la cultura, l’efficacia e soprattutto i benefici dello smart working ad alcune importanti aziende del settore… [citare le aziende e i progetti]
Data la nostra esperienza pensiamo che il nostro progetto [citare il progetto nel dettaglio] abbia i seguenti punti che possano aiutarla a rendere più semplice ed efficace il passaggio alle nuove modalità di smart working
-
…
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…
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…
Cosa ne pensa? La nostra proposta potrebbe aiutarla a raggiungere i suoi obiettivi?
Di seguito trova i miei contatti e sarei felice di poter avere con lei una video call o di incontrarla di persona, se preferisce, per illustrarle più nel dettaglio il programma.
Cordiali saluti…”
Questo tipo di scrittura potrebbe essere efficace? Riesce a risponde alle tre domande chiave? Vediamo nel dettaglio!
L’intenzione è importante, ma non basta: quali sono gli accorgimenti pratici per una mail efficace?
Naturalmente le intenzioni più salienti ed efficaci del mondo posso restare una bella “teoria” se non vengono sapientemente accompagnate da alcune regole pratiche…
- L’oggetto della mail è il primo elemento che viene visualizzato, il “biglietto da visita” non può essere trascurato!
- Chiarezza
Un oggetto efficacie deve essere chiaro, scritto con parole semplici e facilmente comprensibili.
- Essere brevi
Deve essere breve meno di 50 caratteri (“se già l’oggetto della mail è lungo… chissà cosa trovo nel testo!”).
- Proprietà di linguaggio
Il lessico e il linguaggio utilizzati devono, ovviamente essere in target con il prospect che vogliamo raggiungere: un conto è rivolgersi ad un HR manager a cui proporre, ad esempio, un programma di formazione per la sua azienda; un conto è rivolgersi ad un direttore commerciale al quale vogliamo proporci come esperti di digital marketing pronti a far implementare le vendite dei prodotti della sua azienda.
- Messaggio accattivante: stimolare un’azione
L’oggetto deve contenere riferimenti ad una call to action: “hai mai pensato a come poter migliorare le tue mail di prospezione?”
E naturalmente, dove possibile, l’oggetto deve essere personalizzato: se conosco il nome del prospect posso inserirlo nel corpo dell’oggetto: “Ciao Luca, hai mai pensato a come poter migliorare le tue mail di prospezione?”
- Il corpo della mail è l’elemento chiave, contiene tutto ciò che siamo e che vogliamo essere per le nostre o i nostri futuri clienti!
A questo punto, una volta riusciti a catturare l’attenzione del nostro prospect, questo si starà accingendo a leggere la mail… qui stiamo per giocarci il tutto e per tutto: è il nostro all-in, la nostra “volata finale” il nostro “quarto di miglio”.
Se in testa abbiamo chiare le risposte alle “domande chiave” diventerà semplice utilizzare i seguenti accorgimenti.
- Presentazione e personalizzazione
Presentarci personalizzando la mail sul prospect rivolgendosi a loro con il nome o il loro ruolo.
- Essere colloquiali
Scrivere in seconda persona, in modo da proporre una comunicazione “calda” e colloquiale, ricordiamoci le domande chiave: il focus è sui prospect non su di noi o sui nostri prodotti!
- Modalità di contatto
Specificare come siamo entrati in contatto: magari abbiamo ricevuto un referral da una nostra o da un nostro cliente, o forse li stiamo contattando in quanto parte della nostra rete LinkedIn… Qualunque sia il canale che può farci mettere in contatto o che in qualche modo ci ha fatto mettere in contatto, è sempre importante citarlo e specificarlo in prima battuta:
“Salve dott.sa Rossi,
sono Mario bianchi ho ricevuto il suo contatto da Sergio Verdi che è mio cliente, la contatto perché posso aiutarla a raggiungere il suo obiettivo…”
- Quali sono i benefici e il nostro valore aggiunto
Specificare quale beneficio il nostro servizio o il nostro prodotto potrebbe dare, perché è importante e come può aiutare a raggiungere gli obiettivi o risolvere un problema (sempre con il focus sui prospect).
“…ho già aiutato il nostro comune contatto Sergio Verdi a ottimizzare alcuni processi interni, [specificare anche quali processi; essere precisi da forza alle nostre intenzioni] utilizzando questi due approcci:
….
….”
- Call To action
Inserire quindi una vera e propria “call to action” necessaria ad ingaggiare i prospect, dobbiamo fare in modo che abbiano anche solo la curiosità di chiedere qualche informazione in più in merito a queste “soluzioni” fornite, devono percepire che noi possiamo dare un vero e proprio valore aggiunto:
“…cosa ne pensa? Le mie soluzioni potrebbero fare al caso suo? Potrebbero realizzare i suoi obiettivi? Le allego di seguito i miei contatti così che possiamo metterci d’accordo per una video call o un incontro…”
- Note tecniche
Le nostre mail di prospezione possono, in fine, essere rese più accattivanti e più facilmente fruibili, utilizzando accorgimenti tecnici di “contorno”
- Attenzione a non finire nel filtro anti SPAM dei provider di posta
Così come è necessario evitare di finire nel filtro anti SPAM del cervello dei nostri prospect, diventa di fondamentale importanza non essere automaticamente scartati dai sempre più intelligenti filtri SPAM dei provider di posta elettronica; per questo esistono tutta una serie di accortezze, tra le quali l’assoluto divieto di utilizzare alcuni termini, sia nell’oggetto sia nel corpo della mail, come ad esempio:
Riferimenti ad offerte economiche
- Solo per (x €)
- Prestito
- Gratis
- Regalo
- Contatta gratuitamente
Espressioni di “urgenza”
- Clicca subito
- Cosa aspetti
- Affrettati
Espressioni superlative
- Perfetto
- Meraviglioso
- Garantito
- Sicuro
- Ottimizzare la mail perché possa essere facilmente fruibile da dispositivi mobili
Oggi oltre il 50% delle mail vengo aperte e lette tramite cellulari, avere l’accortezza di inviare mail facilmente fruibili attraverso gli schermi degli smartphone ci aiuterà ad essere “letti” più volentieri.
- Fai un invio di prova!
Per le prime mail di prospezione realizzate, può essere utile fare un auto-invio di prova, ci aiuterà a visualizzare il messaggio “dall’esterno”, a farci percepire l’eventuale presenza di errori e la sua reale efficacia.
Conclusioni
In conclusione, inviare una mail di prospezione ad una potenziale o ad un potenziale cliente, deve rispecchiare la nostra genuina e personale attenzione all’altro, alla futura clientela; deve far percepire che il nostro interesse non è orientato alla vendita del mero servizio o prodotto, ma al fornire una reale e tangibile soluzione alle priorità e al raggiungimento degli obiettivi della clientela, è questo il vero valore aggiunto… anche in una mail di prospezione!
