Creare un calendario editoriale è indispensabile per chi vuole iniziare ad avere una presenza online strutturata.

Urgenze, clienti, mail, obiettivi mensili da raggiungere, lavori arretrati, potrebbero infatti portarci a rimandare la creazione e condivisione dei contenuti o a condividere saltuariamente post improvvisati e di poco valore.

Tutto ciò diventa controproducente: non vediamo risultati, ci affatichiamo e finiamo per mettere quest’attività nel dimenticatoio: “tanto era inutile”.

Il piano editoriale (anche detto calendario editoriale), come raccontato anche in questo articolo, è essenziale per strutturare l’attività in modo che diventi un’abitudine sostenibile nel corso del tempo.

Cos’è un calendario editoriale?

È un flusso di lavoro visivo che aiuta a pianificare le attività su base giornaliera, settimanale o mensile. Aiuta a tenere traccia dei tipi di contenuto, dei canali promozionali, degli autori e, soprattutto, delle date di pubblicazione.

Sì, sa, senza strategia è difficile raggiungere i risultati sperati (maggiori contatti online, prospect, opportunità di lavoro, ecc.).

Quando si tratta di Social Network, non basta la fortuna, serve preparazione e costanza; a questo serve il calendario editoriale.

Quali template posso utilizzare per costruire il mio piano editoriale?

Non esiste un calendario editoriale perfetto: tutto dipende dalle esigenze.

Tuttavia, ci sono una serie di domande che dovresti porti per determinare come dovrebbe essere il tuo calendario editoriale. Quali?

Con quale frequenza pubblichi contenuti?

  1. Hai cose che vanno online ogni giorno? Una volta a settimana? Più volte al giorno? Scoprire quanto spesso pubblichi può indicarti come potrebbe essere più utile visualizzare al meglio il tuo piano editoriale.
  2. Utilizzi diverse tipologie di contenuto? Se generalmente pubblichi sia molti video, sia articoli testuali, il tuo piano editoriale dovrà distinguere le due tipologie.
  3. Quante persone utilizzeranno questo calendario editoriale? Se hai intenzione di usare il calendario editoriale con il tuo Team, sappi che i migliori calendari editoriali consentono al Team di fare brainstorming, collaborare e fornire feedback sui task in tempo reale, direttamente sul calendario.
  4. Quali sono le varie fasi che il contenuto attraversa prima di essere pubblicato? Quanto è complessa la tua pipeline di contenuti? C’è un processo di revisione o approvazione di ogni singolo contenuto? Assicurati che il tuo calendario possa distinguere le diverse fasi in cui si trova il singolo contenuto.
  5. Quale formato puoi utilizzare per organizzare il tuo calendario editoriale?

Ricorda: non esiste un calendario perfetto, ma sicuramente alcuni formati si adatteranno meglio alle tue esigenze!

Nello scorso articolo abbiamo parlato di Excel, oggi condividiamo alcuni template già esistenti (gratis e a pagamento) che potete sperimentare per l’impostazione del tuo piano editoriale.

Ecco alcuni dei diversi template per organizzare il tuo piano editoriale:

1. Calendario tradizionale o app di calendario

Che tu stia monitorando le scadenze su un grande calendario cartaceo sulla tua scrivania o tramite un’app come Outlook o Google Calendar, questo è uno dei modi più semplici per ricordarti cosa manca, cosa c’è da fare e quando pubblicare.

Il vantaggio? Poterlo controllare facilmente da smartphone o dal tuo account aziendale e modificare in qualsiasi momento, per esempio mentre si è in attesa di un cliente o in viaggio in treno.

Lo svantaggio, tuttavia, è che il calendario normale può indicarci solo la data di pubblicazione e al massimo qualche informazione circa il contenuto, ma altre informazioni rischiano di perdersi: immagini allegate, documenti che ci servono per future pubblicazioni non calendarizzate, ecc.

Da solo, questa tipologia di calendario potrebbe non essere sempre abbastanza efficace.

2. Kanban Board o Other Project Management

Kanban è un sistema visivo per la gestione dei progetti che prevede lo spostamento delle “schede” con le singole attività attraverso le diverse fasi di un progetto.

È popolare nella gestione editoriale perché può essere facilmente utilizzato per rappresentare un flusso di lavoro editoriale, indipendentemente da quante mani toccano un pezzo prima che venga pubblicato.

Ciò significa che una bacheca Kanban può facilmente ospitare il tuo calendario dei contenuti se hai bisogno di pianificare più contenuti o gestirli in Team. Ti permette di avere sempre il quadro generale della situazione, anche se il Team lavora da remoto.

I software più popolari di questa tipologia sono: Trello,  Airtable e Meistertask.

3. Content Calendar (and Management) Apps

Ci sono app e piattaforme progettate specificamente per la gestione dei contenuti. Includono sia il calendario che gli aspetti di gestione del progetto necessari per portare avanti l’attività e gestire anche grandi quantità di pubblicazione contenuti che coinvolgono più professionisti.

Tra queste piattaforme troviamo: CoSchedule, Contently e Loomly.

CoSchedule, ad esempio, è una piattaforma interessante per pianificare le tempistiche di articoli come blog e post sui social media. Il vantaggio di questo strumento è la categorizzazione dei colori, le visualizzazioni del calendario e attività, la possibilità di condividere i post su piattaforme direttamente dal portale.

Altri template efficaci

Calendario editoriale di Unbounce

Il calendario editoriale di Unbounce, creatore di landing page e relativi strumenti di conversione, utilizza i Fogli Google per gestire l’intera produzione di contenuti e il modo in cui è stato personalizzato il foglio di calcolo risulta molto piacevole visivamente.

Oltre a organizzare i loro progetti per mese, quello che potresti notare dallo screenshot è che Unbounce ordina i contenuti in base al tema specifico proposto, (prime due colonne sul lato sinistro). Ciò consente di vedere se ci sono contenuti che si sovrappongono o, nel caso il piano sia condivido con il Team, vedere chi fa cosa o se ci si sta sovrapponendo con i lavori e di tenere traccia dei contenuti.

Calendario editoriale HubSpot

Il modello di calendario editoriale HubSpot interattivo è stato creato per scrittori e content strategist come strumento per definire la propria strategia di pubblicazione. Sono inclusi i prompt per il titolo del contenuto, la meta descrizione, l’URL, l’invito all’azione e altro. Questo modello è completamente gratuito e può essere utilizzato sia su Fogli Google che su Excel.

TRELLO

Si tratta di un tool molto adatto quando c’è bisogno di mappare i processi, impostare autorizzazioni, assegnare attività e tenere traccia dei progressi in tempo reale, completato da molte funzioni collaborative, che consentono di taggare (inviando una mail in tempo reale per essere sempre aggiornati), mettere mi piace e rispondere in modo diretto.

Per la sua struttura è sicuramente un ottimo strumento di project management: adatto sia per organizzare le attività in team sia per gestire i progetti personali.

Immagina Trello come fosse una grande lavagna bianca dove puoi inserire i tuoi compiti e organizzarli come vuoi. Gli elementi principali per la tua organizzazione del piano editoriale sono 3:

  • La board – Lavagna che rappresenta il progetto generale es. “Piano editoriale Social Selling”.
  • Le liste: le macro aree del progetto da nominare con
    • Da fare, in corso, fatto: un ottimo workflow visivo.
    • I mesi dell’anno per gestire i calendari editoriali.

Le liste chiaramente sono utili per impostare il flusso di lavoro. All’interno di ogni lista potrete creare una o più card, o anche semplicemente chiamate schede.

  • Le card – Parti costituenti del progetto esempio: idee, contenuti da editare, in progress e pronti per essere condivisi.

Sotto ogni lista puoi creare una o più schede in cui inserire spunti, idee, contenuti vorresti pubblicare. In ogni scheda puoi inserire una checklist e delle etichette.

Puoi inserire una check list di questo tipo e spuntare di volta in volta cosa è stato completato.

    • Approvazione idea.
    • Definizione canali di social media.
    • Creazione proposte di testo per i vari canali.
    • Definizione tag e hashtag.
    • Creazione immagine.

Puoi inserire delle etichette colorate “inserito sul calendario”, “da approvare” e “pubblicato”.

È molto importante impostare la data di scadenza. Una volta che l’idea viene approvata, è il momento di spostare la scheda in una delle liste successive. In questa fase puoi aggiungere allegati di ogni tipo: immagini, video, file presi direttamente da Google Drive o dal desktop, link, e tutto quello che serve.

Vuoi avere una rapida panoramica del lavoro svolto? Ti basterà aprire la board dedicata al tuo piano editoriale e cliccare su “calendario”.