Nessun commerciale ama preparare le trattative. Non dico che nessuno lo faccia, ma i venditori che concepiscano come centrale la fase di preparazione di una visita sono abbastanza rari.

Da un certo punto di vista, questo è comprensibile. Da un lato, la giornata lavorativa del commerciale è piena, spesso frenetica, presa da diverse attività non centrali alla vendita in sé. Amministrazione, compilazione ordini, gestione del post-vendita, inserimento di informazioni in CRM, recall, un po’ di formazione, qualche riunione e perché no, magari qualche campagna di marketing a cui dare seguito o qualche cliente da procacciarsi. Tutte attività singolarmente anche importanti, molte rese obbligatorie dall’azienda, ma non sempre percepite come centrali rispetto alla vendita stessa. Quasi mai prepararsi alla vendita è reso obbligatorio: è una delle fasi di ogni processo di vendita, ma difficilmente ciò viene controllato.

Migliorando come venditori, si portano più risultati. È inutile negarlo: facilmente ogni commerciale che si rispetti attribuirà il proprio successo alla conduzione della trattativa stessa.

Al crescere del successo, si incrementa la percezione di essere in grado di superare gli ostacoli che si verificano in trattativa, come risultato di una buona padronanza dei comportamenti necessari. Questo, di riflesso, porta qualunque commerciale di successo a focalizzarsi in maniera sempre maggiore su quegli aspetti.

E la preparazione? È faticosa. È una delle tante attività che, nel percepito, distolgono dalla possibilità di essere con il cliente e vendere.

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Se lavori nel B2B, forse sei già più abituato a spendere del tempo nella preparazione di una trattativa.

Se lavori nel B2C, è più difficile, spesso perché conosciamo poco di un privato, prima di incontrarlo. Ma questa è una delle scuse che ci raccontiamo, pur di giustificarci nel ritenere la preparazione un’attività secondaria e di poco conto.

Al contrario, in qualunque settore, una buona preparazione è centrale per avere successo in modo sistematico – specialmente in un campo potenzialmente minato come lo Smart Selling.

Prepararsi ad una trattativa in Smart Selling è un’attività che va svolta su almeno due piani.

1)    Innanzitutto, è importante che ti prepari sulla tecnologia che dovrai usare. I supporti, ma anche come prepararli. Come sfruttare al meglio le potenzialità del software tramite il quale condurrai la tua trattativa.

2)    Preparati sull’interlocutore che dovrai incontrare. Cosa sai – o potresti sapere – di lui o lei? Hai almeno due fonti d’informazione importanti: il CRM (sì, anche per clienti nuovi, anche nel B2C!) ed i social network. Nel B2B, oltre alla persona, dovrai prepararti anche sull’azienda che incontri. Nulla di diverso da ciò che, come Key Account Manager, dovresti fare anche in un approccio più tradizionale; un approccio di Smart Selling stressa in particolare l’utilizzo di supporti tecnologici per svolgere questa attività. Questa preparazione è la base per ovviare, tramite l’empatia cognitiva all’assenza dell’empatia emotiva.

In questo articolo ci concentreremo su come prepararsi da un punto di vista tecnologico

Se usi un sistema di videoconference per fare Smart Selling, devi conoscere quel sistema alla perfezione. Se decidi di forzare un po’ la mano del tuo potenziale cliente e proporre una videoconference utilizzando un tuo strumento, l’esperienza deve essere come minimo fluida; idealmente, sorprendente, che superi cioè le aspettative del tuo interlocutore. Spendi del tempo ad approfondire le principali funzionalità del software che utilizzi: che sia Zoom, Cisco Webex, Teams, GoToMeeting o qualunque altra applicazione, è importante conoscerla a menadito.

Non solo: assicurati di avere una connessione stabile e potente, che garantisca una videochiamata fluida con le webcam accese – se in HD, meglio ancora. Questo può voler dire recuperare da un cassetto il cavo di rete da collegare al tuo router (se sei SmartSelli da casa) o attaccare il pc alla docking station, per sfruttare quel boost di banda necessario.

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In questo periodo di lockdown, infatti, il migliore investimento che puoi fare per la tua professione è una connessione robusta. Prova a fare uno SpeedTest (speedtest.net): per non scattare o perdere di qualità, verifica di avere almeno 20 o 30 Mbps in download e non meno di 5-10 Mbps in upload. Se con il wi-fi non ci arrivi, prova a sistemare la tua postazione: avvicinati al router, eventualmente usando proprio un cavo Ethernet – se hai un PC moderno, senza presa Ethernet, dovrai comprare un adattatore – fidati, non te ne pentirai.

Se non hai una connessione veloce? Usa il cellulare. Connessioni 4G+ con buon segnale sono più che sufficienti per fare videochiamate di qualità, anche tramite hotspot – attenzione ai Giga, potresti esaurirli in una call. Se sei uno dei pionieri del 5G, poi, il cellulare risulterà addirittura più efficace del laptop, da un punto di vista di connessione.

Scegli una posizione ed allestiscila. Prova le inquadrature, controlla di non avere ciarpame alle tue spalle. Verifica di avere luce naturale in abbondanza, laterale se possibile. Se hai una finestra dietro, risulterai una sagoma nera in controluce; se hai una finestra davanti, rischi si risultare slavato per la troppa luce[1]. A partire dal successo ottenuto da Zoom, molti strumenti di Conference Call hanno iniziato ad offrire la possibilità di sostituire lo sfondo. La qualità dell’immagine ovviamente ne risente, ma è un ottimo modo per mascherare lo sfondo in caso di disordine, magari inserendo nell’immagine dello sfondo il tuo nome ed il logo dell’azienda.

Prova anche l’inquadratura, più volte. Nella classica situazione da conference call, è tipico vedere persone che tengono troppo inclinato lo schermo – mostrandosi dunque solo nella parte superiore del volto – o viceversa troppo vicini, con conseguente volto enorme in primissimo piano e sguardo scentrato (più ti avvicini alla telecamera, più si noterà che non stai guardando la telecamera stessa – e dunque gli occhi del tuo interlocutore.

Predisponiti in anticipo per prendere appunti. In Conference Call, l’ideale è prendere appunti cartacei. Sembra un paradosso digitale, ma questo ti permette di guardare il tuo cliente, mentre prendi appunti. Se usi uno strumento digitale invece, che tu lo faccia su CRM, su Evernote o su un file Word, poco cambia. Se l’hai aperto, ti ricorderai più facilmente di usarlo. Ricordartene mentre il cliente parla, invece, richiederà di aprire il programma, attendere che si apra, aprire la scheda, nominarla; tutte attività che ti distoglieranno dal cliente.

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Come quando visiti un cliente non devi mai e poi mai dimenticare le mentine, specialmente dopo aver bevuto il caffè, così in Smart Selling non devi mai e poi mai dimenticarti le cuffie. Per quanto sofisticati diventino gli algoritmi che annullano l’eco o il rumore di fondo, la confusione aumenta per forza. Senza cuffie, poi, non puoi schermare il tuo udito dai rumori ambientali, quindi l’incomprensione è assicurata e l’efficacia dello Smart Selling pregiudicata. Non solo: se per errore ti parte in sottofondo l’audio di una storia di Instagram o il video di YouTube, o l’inconfondibile rumore della notifica di WhatsApp Web, non fai una bellissima figura.

Il che si collega all’ultimo punto: chiudi ogni finestra in backgroundsilenzia il telefono, inserisci la funzione Non Disturbare al cellulare per non farti distrarre proprio dall’irresistibile notifica di WhatsApp[2]. Occhio non vede, cuore non duole: se la notifica non compare, comparirà appena finita la call.

Come è ovvio la necessità di prepararsi ad una video conference è tanto più elevata, quanto minore è la tua familiarità con lo strumento; se ad esempio decidi di lavorare in videoconferenza per mantenere un rapporto con i tuoi clienti nel settore Automotive è molto probabile che sarà necessario dare ancora più attenzione ad aspetti sia tecnologici, sia di processo di vendita.


[1] Se non ci credi, per scrupolo, provaci. Non sarà possibile vederti, se sbagli le condizioni di luce. Allora tanto vale telefonarsi!

[2] E’ capitato a tutti di gettare un occhio al telefono e far finta di continuare a seguire mentre si apre WhatsApp. Si vede. E se anche non si vede, il multitasking non esiste.